Hướng dẫn quyết toán thuế: bốn nội dung kế toán cần nắm

Bài viết cập nhật theo Luật Quản lý thuế 2025 số 108/2025/QH15, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 số 109/2025/QH15, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Cứ vào đầu năm, bộ phận kế toán lại phải xử lý cùng lúc bốn nhóm công việc gắn với quyết toán thuế: quyết toán thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, chuẩn bị cho việc cơ quan thuế kiểm tra, và xử lý số nợ thuế còn tồn. Bài viết dưới đây tổng hợp các mốc và quy định đang áp dụng cho từng nhóm.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Ai phải quyết toán

Tại khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức và cá nhân trả thu nhập, cùng cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đều có trách nhiệm quyết toán thuế theo năm. Hai trường hợp được loại trừ:

• Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã nộp trong kỳ tính thuế, đồng thời không yêu cầu hoàn thuế và không yêu cầu bù trừ vào kỳ sau.
• Cá nhân có thêm thu nhập ở nơi khác mà phần thu nhập này bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng và đã được nơi chi trả khấu trừ theo tỷ lệ 10%. Phần thu nhập đó không phải đưa vào quyết toán.

Trường hợp cá nhân vẫn chọn tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế thì hệ thống thông tin quản lý thuế hỗ trợ tổng hợp tất cả các nguồn tiền lương, tiền công phát sinh trong năm và trừ đi số thuế đã bị khấu trừ.

Trường hợp được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay

Tại khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người lao động được ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm, nếu thuộc một trong hai trường hợp:

• Chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán. Trường hợp người lao động được điều chuyển sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, hoặc giữa hai tổ chức trong cùng một hệ thống, vẫn được ủy quyền.
• Chỉ có một nguồn thu nhập như trên, kèm theo nguồn thu nhập khác đã được khấu trừ theo tỷ lệ 10% và thuộc diện không phải quyết toán.

Mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế đang áp dụng

Tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, mức giảm trừ đối với bản thân người nộp thuế là 15,5 triệu đồng một tháng, tương ứng 186 triệu đồng một năm. Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng một tháng. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế.

Tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, biểu thuế luỹ tiến từng phần rút còn 05 bậc:

Hạn nộp hồ sơ quyết toán

Tại Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ đối với loại thuế phải khai quyết toán được xác định như sau:

Về thời hạn nộp tiền, tại điểm a khoản 1 Điều 14 Luật Quản lý thuế 2025, trường hợp người nộp thuế tự tính thuế thì hạn nộp tiền chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trường hợp khai bổ sung, hạn nộp tiền là hạn nộp hồ sơ khai thuế của chính kỳ tính thuế có sai sót, chứ không phải kỳ hiện tại.

Kiểm tra thuế

Tại khoản 1 Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025, việc kiểm tra thuế được thực hiện theo nguyên tắc quản lý rủi ro và ứng dụng công nghệ thông tin, ưu tiên kiểm tra trực tuyến, từ xa trên dữ liệu điện tử. Đây là thay đổi có ý nghĩa thực tế với doanh nghiệp: hồ sơ được chọn kiểm tra chủ yếu do hệ thống chấm điểm rủi ro, nên chất lượng dữ liệu khai báo quyết định phần lớn khả năng bị đưa vào diện kiểm tra.

Ba nguyên tắc khác cần lưu ý:

• Việc kiểm tra phải tuân thủ pháp luật và không cản trở hoạt động bình thường của người nộp thuế.
• Nội dung, phạm vi, thời gian kiểm tra của cơ quan thuế không được trùng lặp với cơ quan thanh tra, cơ quan kiểm tra và Kiểm toán nhà nước, trừ khi có bằng chứng, căn cứ vi phạm cần kiểm tra lại.
• Giao dịch liên kết được kiểm tra theo nguyên tắc giao dịch độc lập và bản chất kinh tế. Giao dịch liên kết không theo nguyên tắc giao dịch độc lập làm giảm nghĩa vụ thuế thì không được công nhận.

Tại khoản 2 Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025, kiểm tra tại trụ sở cơ quan quản lý thuế được thực hiện trên cơ sở hồ sơ thuế và cơ sở dữ liệu có sẵn trên hệ thống. Cơ quan thuế có quyền yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Cưỡng chế nợ thuế

Các trường hợp bị cưỡng chế

Tại Điều 48 Luật Quản lý thuế 2025, các trường hợp bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế gồm:

• Có tiền thuế nợ quá 90 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp.
• Có tiền thuế nợ khi hết thời hạn gia hạn nộp thuế.
• Có tiền thuế nợ nhưng không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, hoặc có hành vi phát tán tài sản.
• Không chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế theo thời hạn ghi trên quyết định, trừ trường hợp được hoãn hoặc tạm đình chỉ thi hành.
• Đã bị xử phạt hành chính về hành vi không chấp hành quyết định kiểm tra thuế nhưng tiếp tục không chấp hành.

Các biện pháp cưỡng chế

Tại khoản 1 Điều 49 Luật Quản lý thuế 2025, các biện pháp cưỡng chế gồm trích tiền từ tài khoản và phong tỏa tài khoản; khấu trừ một phần tiền lương hoặc thu nhập; dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; ngừng sử dụng hóa đơn; thu tiền, tài sản khác của đối tượng bị cưỡng chế do bên thứ ba đang nắm giữ; kê biên tài sản và bán đấu giá tài sản kê biên; nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản; thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy phép hành nghề và các loại giấy chứng nhận đăng ký khác.

Thời điểm chấm dứt cưỡng chế

Tại khoản 2 Điều 49 Luật Quản lý thuế 2025, biện pháp cưỡng chế chấm dứt hiệu lực khi số tiền thuế nợ bị cưỡng chế đã nộp đủ vào ngân sách nhà nước; khi cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản miễn, giảm, không thu, nộp dần, gia hạn hoặc không tính tiền chậm nộp; khi có văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực của quyết định cưỡng chế; hoặc khi người nộp thuế đã chấp hành quyết định kiểm tra thuế.

Tại khoản 6 Điều 48 Luật Quản lý thuế 2025, doanh nghiệp có thể xin nộp dần tiền thuế nợ trong thời hạn không quá 12 tháng và chưa bị cưỡng chế trong thời gian thư bảo lãnh có hiệu lực. Điều kiện là phải có đề nghị của người nộp thuế và phải có bảo lãnh của tổ chức tín dụng.