Bài viết cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 283/2026/NĐ-CP
Hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý làm phát sinh quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời là căn cứ để giải quyết khi hai bên phát sinh tranh chấp. Chính vì vậy, pháp luật lao động không để các bên tự do lựa chọn hình thức giao kết, mà quy định rõ trường hợp nào bắt buộc bằng văn bản, trường hợp nào được thỏa thuận bằng lời nói, kèm theo chế tài đối với hành vi vi phạm.
Xem thêm: Hợp đồng lao động mùa vụ đã bị bỏ – doanh nghiệp phải ký loại nào?
Quy định về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
Tại Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động (NLĐ) trực tiếp giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ), trừ trường hợp nhóm NLĐ ủy quyền. Cụ thể, đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm NLĐ từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một NLĐ trong nhóm để giao kết hợp đồng. Trường hợp này hợp đồng phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng NLĐ, kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người.
Điều luật cũng quy định người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác.
Về phía NLĐ, người giao kết hợp đồng lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
- NLĐ từ đủ 18 tuổi trở lên.
- NLĐ từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó.
- Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó.
- NLĐ được những NLĐ trong nhóm ủy quyền hợp pháp giao kết hợp đồng lao động.
Quy định của pháp luật về hình thức của hợp đồng lao động
Tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, NLĐ giữ 01 bản, người sử dụng lao động (NSDLĐ) giữ 01 bản. Điều luật đồng thời ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Hai bên được giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng.
| Thời hạn của hợp đồng | Hình thức giao kết |
|---|---|
| Dưới 01 tháng | Được giao kết bằng lời nói, trừ các trường hợp loại trừ |
| Từ đủ 01 tháng trở lên | Bắt buộc bằng văn bản |
| Giao kết qua phương tiện điện tử | Có giá trị như hợp đồng bằng văn bản |
Các trường hợp loại trừ gồm: giao kết với người được nhóm NLĐ ủy quyền, giao kết với NLĐ chưa đủ 15 tuổi, và giao kết với lao động là người giúp việc gia đình. Trong ba trường hợp này, dù thời hạn hợp đồng dưới 01 tháng thì hợp đồng vẫn phải được lập thành văn bản.
Như vậy, mốc phân định giữa hình thức văn bản và hình thức lời nói hiện nay là 01 tháng. Mốc dưới 03 tháng theo quy định trước đây không còn được áp dụng.
Vi phạm quy định của pháp luật về hình thức của hợp đồng lao động
Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, hiệu lực từ ngày 10/9/2026.
Tại Điều 15 Nghị định này quy định phạt tiền đối với NSDLĐ có hành vi giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với NLĐ làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên. Cùng khung phạt còn áp dụng đối với hành vi giao kết không đúng loại hợp đồng lao động và hành vi giao kết hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật.
Tại Điều 7 Nghị định quy định mức phạt tiền ghi trong Nghị định là mức phạt đối với cá nhân, tổ chức bị phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Điều 15 không thuộc danh mục ngoại lệ nên doanh nghiệp chịu mức tại cột bên phải.
| Số NLĐ bị vi phạm | Mức phạt với cá nhân | Mức phạt với tổ chức |
|---|---|---|
| Từ 01 đến 10 người | 2 – 5 triệu đồng | 4 – 10 triệu đồng |
| Từ 11 đến 50 người | 5 – 10 triệu đồng | 10 – 20 triệu đồng |
| Từ 51 đến 100 người | 10 – 15 triệu đồng | 20 – 30 triệu đồng |
| Từ 101 đến 300 người | 15 – 20 triệu đồng | 30 – 40 triệu đồng |
| Từ 301 người trở lên | 20 – 25 triệu đồng | 40 – 50 triệu đồng |
Ngoài hình thức phạt tiền, Nghị định còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả, buộc NSDLĐ giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với NLĐ và buộc giao kết đúng loại hợp đồng lao động.
Những hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết hợp đồng
Tại Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân, tương ứng từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức, khi NSDLĐ có một trong các hành vi sau:
- Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của NLĐ khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động.
- Buộc NLĐ thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.
- Giao kết hợp đồng lao động với NLĐ từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó.
Đối với hai hành vi đầu, biện pháp khắc phục hậu quả là buộc NSDLĐ trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của NLĐ; và buộc trả lại số tiền hoặc tài sản đã giữ cộng với khoản tiền lãi tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
Một số tình huống thường gặp
Hợp đồng lao động ký bằng chữ ký số có hợp lệ không?
Hợp lệ. Tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hợp đồng lao động giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Người sử dụng lao động giữ bằng gốc của người lao động có vi phạm không?
Có. Đây là hành vi bị xử phạt từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức, đồng thời bị buộc trả lại bản chính văn bằng cho NLĐ.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14, hiệu lực từ ngày 01/01/2021: Điều 13, Điều 14 và Điều 18.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, hiệu lực từ ngày 10/9/2026: Điều 7 và Điều 15.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, hiệu lực từ ngày 01/02/2021.
Để lại một bình luận