Bài viết cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 và Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13
Lưu giữ tài liệu là phần việc ít được chú ý cho tới lúc cần. Doanh nghiệp thường chỉ nhận ra thiếu hồ sơ khi đoàn kiểm tra hỏi tới, hoặc khi phát sinh tranh chấp mà không tìm được biên bản họp của nhiều năm trước. Bài viết tổng hợp danh mục tài liệu bắt buộc phải lưu giữ và thời hạn lưu trữ tương ứng.
Có hai nhóm nghĩa vụ tách rời nhau, doanh nghiệp cần làm đủ cả hai:
- Nghĩa vụ theo pháp luật doanh nghiệp: lưu giữ danh mục tài liệu tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp, tại trụ sở chính hoặc địa điểm ghi trong Điều lệ.
- Nghĩa vụ theo pháp luật kế toán: đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ đúng hạn và giữ đủ số năm theo Điều 41 Luật Kế toán.
Tài liệu doanh nghiệp phải lưu giữ
Tại khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Tại khoản 2 Điều 11, các tài liệu trên phải được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty. Thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Đây là hai loại giấy tờ doanh nghiệp hay bỏ sót nhất, vì sau khi có biên bản họp thì phiếu biểu quyết thường bị coi là giấy nháp. Nhưng khi tranh chấp về tính hợp lệ của một nghị quyết, phiếu biểu quyết và biên bản kiểm phiếu mới là bằng chứng gốc, còn biên bản họp chỉ là kết quả tổng hợp.
Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Tại khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Tại khoản 5 Điều 41, thời hạn lưu trữ được chia theo ba mức:
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính | Ít nhất 05 năm |
| Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm | Ít nhất 10 năm |
| Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Vĩnh viễn |
Mức 10 năm có ngoại lệ khi pháp luật quy định khác, nên với các ngành có quy định chuyên ngành riêng thì phải đối chiếu thêm.
Trách nhiệm và cách bảo quản
Tại khoản 4 Điều 41 Luật Kế toán 2015, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Trách nhiệm này không chuyển sang kế toán trưởng hay bộ phận hành chính, dù trên thực tế họ là người thực hiện.
Tại khoản 1 và khoản 2 Điều 41, tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Trường hợp tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu thì phải có biên bản kèm bản sao chụp tài liệu đó. Trường hợp tài liệu bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm bản sao chụp hoặc bản xác nhận.
Trường hợp doanh nghiệp không in ra giấy mà lưu trữ trên phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu, và phải bảo đảm tra cứu được trong suốt thời hạn lưu trữ.
Được, với điều kiện bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Điểm hay bị bỏ qua là yêu cầu tra cứu được: nếu sau tám năm phần mềm cũ không còn chạy hoặc không còn ai biết mở tệp, thì coi như không đáp ứng điều kiện.
Nghĩa vụ lưu trữ không mất đi khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động. Việc bàn giao và lưu giữ tài liệu sau giải thể thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và pháp luật về lưu trữ, nên cần xử lý ngay trong quá trình làm thủ tục giải thể chứ không để tới lúc đã đóng mã số thuế.
Có. Tại khoản 6 Điều 41 Luật Kế toán 2015, Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu phải lưu trữ, thời hạn, thời điểm tính thời hạn, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy. Tiêu hủy tự phát, không lập hồ sơ, là rủi ro khi sau này bị yêu cầu xuất trình.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15: Điều 11.
- Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13: Điều 41.
Để lại một bình luận