Đóng bảo hiểm xã hội theo tiền lương trên hợp đồng lao động

Bài viết cập nhật theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP

Xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc là công việc thường xuyên của bộ phận kế toán và nhân sự, đồng thời là nội dung cơ quan BHXH tập trung kiểm tra khi thanh tra tại doanh nghiệp. Quy định về vấn đề này đã thay đổi kể từ ngày 01/7/2025, thời điểm Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực thi hành.

Sau đây Tư vấn Nhật Hướng xin trình bày và phân tích quy định của pháp luật hiện hành về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động (NLĐ) hưởng lương theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động (NSDLĐ) quyết định. Cụ thể như sau:

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thì đối với NLĐ thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do NSDLĐ quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể từng thành phần nêu trên:

Các khoản không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng

Đây là nội dung có ý nghĩa quyết định khi lập bảng lương. Nghị định 158/2025/NĐ-CP loại trừ khỏi căn cứ đóng BHXH bắt buộc các khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của NLĐ.

Như vậy, tiêu chí phân định không nằm ở tên gọi của khoản chi mà nằm ở tính chất của nó. Khoản nào cố định, xác định trước được số tiền và trả đều đặn mỗi kỳ lương thì phải tính đóng; khoản nào gắn với kết quả làm việc và thay đổi giữa các tháng thì không tính đóng.

Mức thấp nhất và mức cao nhất theo mức tham chiếu

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đưa vào một khái niệm mới là mức tham chiếu, thay cho cách xác định dựa trên mức lương cơ sở trước đây. Theo điểm đ khoản 1 Điều 31 của Luật, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 158/2025/NĐ-CP thì mức tham chiếu là mức tiền do Chính phủ quyết định, dùng để tính mức đóng và mức hưởng một số chế độ BHXH. Khi chưa bãi bỏ mức lương cơ sở thì mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở. Tại thời điểm mức lương cơ sở bị bãi bỏ thì mức tham chiếu không thấp hơn mức lương cơ sở đó, và sau đó được Chính phủ điều chỉnh trên cơ sở mức tăng của chỉ số giá tiêu dùng, tăng trưởng kinh tế, phù hợp với khả năng của ngân sách nhà nước và quỹ BHXH.

Đối với công tác kế toán, cách tính trong giai đoạn hiện nay không thay đổi, nhưng các văn bản nội bộ và biểu mẫu của đơn vị nên chuyển sang dùng thuật ngữ mức tham chiếu để thống nhất với quy định của Luật.

Cách xác định tiền lương tháng khi trả lương theo giờ, theo ngày, theo tuần

Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn cách xác định tiền lương tính trong tháng đối với trường hợp hợp đồng lao động thỏa thuận trả lương không theo tháng:

Tên gọi của khoản chi không làm thay đổi nghĩa vụ đóng

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, NLĐ làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, kể cả trường hợp NLĐ và NSDLĐ thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Nguyên tắc này cũng được áp dụng khi xác định căn cứ đóng. Việc đặt lại tên một khoản phụ cấp cố định thành khoản hỗ trợ hay tiền thưởng, trong khi vẫn chi trả đúng mức tiền đó đều đặn hằng tháng, không làm thay đổi bản chất của khoản chi. Khi kiểm tra, cơ quan BHXH đối chiếu bảng lương của nhiều kỳ liên tiếp để xét tính ổn định của từng khoản.

Xem thêm: Chuyển phụ cấp thành hỗ trợ, tiền thưởng để giảm bảo hiểm xã hội có được không?

Một số tình huống bạn đọc thường hỏi

Tiền ăn giữa ca có phải tính vào căn cứ đóng bảo hiểm xã hội không?

Phải xét theo tính chất chi trả. Nếu khoản này được ghi mức tiền cụ thể trong hợp đồng lao động và trả đều đặn mỗi kỳ lương thì thuộc nhóm các khoản bổ sung khác, phải tính đóng. Nếu chi theo số ngày công thực tế nên thay đổi giữa các tháng thì thuộc nhóm biến động, không tính đóng.

Tiền thưởng theo doanh số có tính vào căn cứ đóng không?

Không. Các khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc được loại trừ khỏi tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Mức tham chiếu hiện nay được xác định như thế nào?

Mức tham chiếu do Chính phủ quyết định. Trong giai đoạn chưa bãi bỏ mức lương cơ sở thì mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở đang áp dụng; tại thời điểm bãi bỏ mức lương cơ sở, mức tham chiếu không thấp hơn mức lương cơ sở đó.

Những nội dung cần rà soát tại doanh nghiệp

Từ các quy định nêu trên, chúng tôi khuyến nghị bộ phận kế toán và nhân sự thực hiện các nội dung sau. Trước hết, rà soát bảng lương và tách từng khoản chi thành hai nhóm theo tiêu chí cố định hay biến động, bởi đây là ranh giới quyết định nghĩa vụ đóng chứ không phải tên gọi của khoản chi. Tiếp đó, đối chiếu bảng lương với hợp đồng lao động, bảo đảm mọi khoản thuộc diện tính đóng đều đã được thỏa thuận và ghi mức tiền cụ thể trong hợp đồng.

Đơn vị cũng cần rà lại thang lương, bảng lương đã xây dựng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, vì mức lương theo công việc hoặc chức danh được lấy từ đây; kiểm tra không có trường hợp nào đóng thấp hơn mức tham chiếu hoặc cao hơn 20 lần mức tham chiếu; và soát các văn bản mang tên hợp đồng khoán việc, hợp đồng cộng tác nhưng bản chất là quan hệ lao động.

Trường hợp cần hỗ trợ rà soát cơ cấu bảng lương và đánh giá rủi ro bị truy thu khi thanh tra, bạn đọc vui lòng liên hệ Tư vấn Nhật Hướng.

Căn cứ pháp lý