Chuyển phụ cấp thành hỗ trợ, tiền thưởng để giảm bảo hiểm xã hội có được không?

Bài viết cập nhật theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP

Chi phí bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc là khoản chi cố định hằng tháng và tăng theo quy mô lao động của doanh nghiệp. Từ đó hình thành một cách làm khá phổ biến trên thực tế: giữ mức lương ghi trong hợp đồng lao động ở mức thấp, rồi chuyển phần còn lại sang các khoản mang tên hỗ trợ xăng xe, hỗ trợ điện thoại, hỗ trợ nhà ở, thưởng chuyên cần, thưởng hiệu quả công việc.

Câu hỏi đặt ra là cách làm này có phù hợp với quy định của pháp luật hay không, và ranh giới nằm ở đâu. Sau đây Tư vấn Nhật Hướng xin phân tích quy định hiện hành và các rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp cần cân nhắc.

Ranh giới giữa khoản phải đóng và khoản không phải đóng

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thì tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP nêu rõ phần được loại trừ, gồm các khoản phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động (NLĐ).

Như vậy pháp luật không cấm doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tiền lương gồm phần cố định và phần biến động. Điều pháp luật đòi hỏi là phần biến động phải biến động trên thực tế. Việc phân loại căn cứ vào tính chất chi trả, không căn cứ vào tên gọi ghi trên bảng lương.

Trên thực tế, khi kiểm tra, cơ quan BHXH đối chiếu bảng lương của nhiều kỳ liên tiếp. Một khoản được đặt tên là tiền thưởng nhưng suốt mười hai tháng đều chi đúng một mức tiền, không gắn với bất kỳ điều kiện nào, thì hồ sơ đó khó đứng vững.

Thay đổi tên gọi của quan hệ lao động không làm mất nghĩa vụ đóng

Một hướng khác mà một số đơn vị vận dụng là chuyển NLĐ sang ký hợp đồng khoán việc, hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng dịch vụ. Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, NLĐ làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, kể cả trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đồng thời mở rộng đối tượng tham gia so với quy định trước đây, bổ sung chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh, và NLĐ làm việc không trọn thời gian có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.

Rủi ro bị xác định là hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, bởi Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã định danh rõ hành vi trốn đóng và tách biệt hẳn với hành vi chậm đóng.

Theo quy định tại Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hành vi của người sử dụng lao động (NSDLĐ) thuộc một trong các trường hợp sau bị coi là trốn đóng BHXH bắt buộc, trong đó có hai trường hợp doanh nghiệp hay vướng nhất:

• Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn quy định tại khoản 1 Điều 31 của Luật.
• Sau 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà NSDLĐ không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia BHXH bắt buộc.

Về biện pháp xử lý, Điều 40 và Điều 41 của Luật quy định khác nhau giữa hai hành vi:

Khoản nộp thêm 0,03% mỗi ngày tính trên số tiền trốn đóng và số ngày trốn đóng, nên nếu kéo dài một năm thì tương đương khoảng 10,95% số tiền gốc, chưa kể tiền phạt vi phạm hành chính và phần gốc phải nộp bù.

Hướng xử lý phù hợp với quy định của pháp luật

Doanh nghiệp vẫn có thể xây dựng cơ cấu tiền lương gồm phần cố định và phần gắn với kết quả công việc, với điều kiện phần biến động có căn cứ chứng minh. Tư vấn Nhật Hướng khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện các nội dung sau:

• Ban hành quy chế lương thưởng nội bộ, trong đó nêu rõ điều kiện hưởng và công thức tính của từng khoản biến động.
• Lưu giữ hồ sơ đánh giá kết quả công việc, bảng chấm công, bảng tính doanh số làm căn cứ chi trả từng kỳ.
• Bảo đảm bảng lương thực tế phản ánh đúng tính biến động, tức mức chi của các khoản này phải khác nhau giữa các kỳ trả lương.
• Ghi trong hợp đồng lao động mức tiền cụ thể đối với phần cố định, và mô tả cơ chế xác định đối với phần biến động.
• Không đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn mức mà Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định.

Xem thêm: Đóng bảo hiểm xã hội theo tiền lương trên hợp đồng lao động

Xem thêm: Chuyển một phần lương và phụ cấp thành tiền thưởng

Một số tình huống bạn đọc thường hỏi

Doanh nghiệp đăng ký mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn lương thực trả thì bị xử lý thế nào?

Đây là một trong các hành vi bị coi là trốn đóng theo Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Doanh nghiệp bị buộc đóng đủ số tiền trốn đóng, nộp thêm 0,03% mỗi ngày, đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Ký hợp đồng cộng tác viên thay cho hợp đồng lao động có phải đóng bảo hiểm không?

Vẫn phải đóng nếu nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Tên gọi của văn bản không làm thay đổi nghĩa vụ này.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì để chứng minh một khoản chi là khoản biến động?

Quy chế lương thưởng nêu rõ điều kiện và công thức tính, hồ sơ đánh giá kết quả công việc, bảng chấm công hoặc bảng doanh số của từng kỳ, và bảng lương thực tế cho thấy mức chi thay đổi giữa các kỳ trả lương.

Căn cứ pháp lý

Trường hợp đơn vị cần xây dựng quy chế lương thưởng, phân định phần cố định và phần biến động có căn cứ chứng minh, hoặc đánh giá rủi ro trước khi cơ quan BHXH thanh tra, bạn đọc vui lòng liên hệ Tư vấn Nhật Hướng.