Chuyển một phần lương và phụ cấp thành tiền thưởng để giảm bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp coi chừng

Bài viết cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc của người lao động (NLĐ) làm việc theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động (NSDLĐ) quyết định gồm ba cấu phần: mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương, và các khoản bổ sung khác. Chính cách xác định này khiến nhiều doanh nghiệp tìm phương án hạ thấp phần thu nhập được tính đóng, trong đó phổ biến nhất là chuyển một phần lương và phụ cấp thành tiền thưởng, có thể là thưởng hằng tháng hoặc hằng quý.

Xem thêm: Chuyển các khoản phụ cấp lương hiện tại thành các khoản hỗ trợ, tiền thưởng

NLĐ hiếm khi từ chối lời đề nghị này, bởi số tiền thực lãnh của họ tăng lên khi đồng ý định danh lại các khoản phụ cấp trước đây. Tuy nhiên việc áp dụng tùy tiện có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn cho doanh nghiệp, nếu không lưu ý các quy định về chế độ tiền thưởng trong pháp luật lao động và pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định hiện hành

Tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc đối với NLĐ thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do NSDLĐ quyết định là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Tại Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết ba cấu phần này, đồng thời loại trừ khỏi phụ cấp lương và khỏi các khoản bổ sung khác những khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của NLĐ.

Điểm cần chú ý là quy định hiện hành không liệt kê tên các khoản được loại trừ mà đặt ra một tiêu chí về bản chất. Khoản chi gắn với kết quả làm việc và thay đổi giữa các kỳ trả lương thì nằm ngoài căn cứ đóng; khoản chi xác định được mức tiền cụ thể và trả đều đặn thì nằm trong căn cứ đóng, bất kể doanh nghiệp gọi tên là gì.

Bản chất pháp lý của tiền thưởng

Tại khoản 1 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà NSDLĐ thưởng cho NLĐ căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của NLĐ.

Từ đó cho thấy tiền thưởng về bản chất là khoản bổ sung nhằm khuyến khích NLĐ qua sự cố gắng, cống hiến của họ trong quá trình làm việc, hoặc chia sẻ một phần kết quả kinh doanh của doanh nghiệp với NLĐ. Trong đó, sự đóng góp của NLĐ và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là hai yếu tố cơ bản để xây dựng tiền thưởng, và hai yếu tố này thông thường khó xác định trước.

Vì vậy sẽ rất khiên cưỡng nếu doanh nghiệp ấn định NLĐ nhận một mức tiền thưởng cố định hằng tháng khi chưa biết kết quả hoạt động kinh doanh năm đó ra sao, cũng như chưa rõ mức độ đóng góp của NLĐ thế nào. Càng khiên cưỡng hơn khi mức tiền thưởng hằng tháng vượt nhiều lần so với mức tiền lương.

Một số doanh nghiệp lý giải rằng khoản thưởng này căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của năm liền kề trước, nhưng thay vì trả một lần vào cuối năm thì chia đều để trả định kỳ trong năm kế tiếp, nhằm giữ NLĐ gắn bó lâu dài. Cách lý giải này phần nào có thể chấp nhận được, nhưng nó chỉ đứng vững khi doanh nghiệp chứng minh được bằng hồ sơ, chứ không phải bằng lập luận.

Ranh giới với hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội

Tại điểm c khoản 1 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định hành vi đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn quy định tại khoản 1 Điều 31 của Luật này là trốn đóng BHXH bắt buộc.

Cách xác định này không đòi hỏi phải chứng minh ý định của doanh nghiệp. Chỉ cần đối chiếu mức tiền lương đã đăng ký với mức lẽ ra phải làm căn cứ đóng theo Điều 31, thấy thấp hơn là đủ. Các trường hợp thuộc khoản 1 Điều 39 nhưng có lý do chính đáng thì không bị coi là trốn đóng, và nội dung này được giao cho Chính phủ quy định chi tiết.

Rủi ro về thuế thu nhập doanh nghiệp

Bên cạnh rủi ro về bảo hiểm, khoản tiền thưởng còn có khả năng không được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Tại điểm b khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định không được trừ các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho NLĐ không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định.

Như vậy doanh nghiệp có thể mất cả hai đường: khoản thưởng vẫn bị tính vào căn cứ đóng BHXH vì mang bản chất ổn định, đồng thời bị loại khỏi chi phí được trừ vì thiếu hồ sơ ghi rõ điều kiện và mức được hưởng.

Điều kiện để khoản thưởng đứng vững

Tại khoản 2 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 quy định quy chế thưởng do NSDLĐ quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc, sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở.

Doanh nghiệp muốn khoản thưởng được chấp nhận loại trừ khỏi căn cứ đóng BHXH cần bảo đảm quy chế thưởng được ban hành đúng trình tự nêu trên, đồng thời điều kiện được hưởng và mức được hưởng phải được ghi cụ thể tại một trong các hồ sơ mà pháp luật thuế liệt kê. Quan trọng hơn cả hình thức hồ sơ là việc khoản thưởng phải biến động trên thực tế theo đúng tiêu chí đã công bố. Một quy chế thưởng đầy đủ mà tháng nào cũng chi đúng một mức cho mọi NLĐ thì tự nó bộc lộ bản chất là khoản bổ sung ổn định.

Căn cứ pháp lý

Thạc sĩ Luật sư Nguyễn Ngọc Diệp

(Khuyến nghị: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền chính sách pháp luật và chủ trương của Đảng và Nhà nước, không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo, vì vậy Người dùng khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)