Những thủ tục hành chính về lao động mà bộ phận hành chính nhân sự cần lưu ý

Bài viết cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Sau đây Tư vấn Nhật Hướng xin tổng hợp một số thủ tục hành chính về lao động mà bộ phận hành chính nhân sự cần thực hiện đúng và đủ. Có những thủ tục tưởng chừng đơn giản như khai trình việc sử dụng lao động hay lập sổ quản lý lao động, nhưng một khi doanh nghiệp vô tình thiếu sót hoặc lãng quên sẽ dẫn đến thiệt hại về kinh tế và uy tín bởi các chế tài hành chính.

Xem thêm: 18 điều người lao động cần biết để tự bảo vệ mình

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

Tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động (NSDLĐ) có hai nhóm trách nhiệm. Thứ nhất là lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Thứ hai là khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.

Lập sổ quản lý lao động

Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, NSDLĐ phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Tại khoản 2 Điều 3 quy định sổ được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động (NLĐ), gồm họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số giấy tờ tùy thân, trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, việc tham gia bảo hiểm xã hội, tiền lương, nâng bậc nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, việc học nghề đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Tại khoản 3 Điều 3 quy định NSDLĐ có trách nhiệm thể hiện và cập nhật các thông tin này kể từ ngày NLĐ bắt đầu làm việc, đồng thời quản lý, sử dụng và xuất trình sổ với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu.

Điểm hay bị hiểu sai là nghĩa vụ cập nhật. Sổ quản lý lao động không phải hồ sơ lập một lần rồi cất, mà là hồ sơ sống, phải theo kịp mọi thay đổi về nhân sự trong suốt quá trình hoạt động.

Khai trình và báo cáo tình hình thay đổi lao động

Tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định NSDLĐ khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội và đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Tại khoản 2 Điều 4 quy định định kỳ 06 tháng và hằng năm, NSDLĐ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo mẫu ban hành kèm Nghị định.

Hai mốc báo cáo định kỳ là chỗ dễ quên nhất, vì chúng không gắn với sự kiện nào trong nội bộ doanh nghiệp mà chỉ gắn với ngày trên lịch. Đưa hai mốc này vào lịch công việc cố định của bộ phận nhân sự là cách xử lý đơn giản nhất.

Chế tài khi thiếu sót

Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, hiệu lực từ ngày 10/9/2026, quy định chế tài đối với các vi phạm về quản lý lao động.

Tại Điều 7 Nghị định này quy định mức phạt tiền ghi trong Nghị định là mức phạt đối với cá nhân, tổ chức bị phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Doanh nghiệp là tổ chức nên luôn áp dụng mức gấp đôi so với con số ghi tại từng điều khoản.

Căn cứ pháp lý

(Khuyến nghị: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền chính sách pháp luật và chủ trương của Đảng và Nhà nước, không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo, vì vậy Người dùng khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)